Info Support realiseert voor Sensz nieuwe, state-of-the-art online omgeving

Sensz is een onafhankelijke autoriteit op het gebied van voedselveiligheid. De organisatie begeleidt een breed scala aan organisaties, zoals foodbedrijven, zorginstellingen, horecaorganisaties en retailers. Sensz voert bij deze organisaties audits uit en geeft advies en training over voedselveiligheid. Digitalisering van de bedrijfsvoering is enorm belangrijk. Niet alleen voor de interne organisatie, maar bijvoorbeeld ook voor het delen van de resultaten van de audits met klanten. Klanten ontvangen rapporten en dashboards, zodat ze de uitkomsten tot in detail kunnen bekijken en vergelijken, en hun eigen bedrijfsprocessen indien nodig kunnen bijsturen.

Maatwerkoplossing

Sensz wilde het systeem dat in gebruik was toekomstbestendig maken door het handmatige proces te automatiseren. Ook was er behoefte aan een partij om het systeem te beheren. “We zijn samen gaan bekijken hoe we deze uitdaging konden oplossen”, vertelt Lennard Otten, Software Engineer bij Info Support. “Zij wilden graag de nieuwste technologie gebruiken om gegevens te koppelen en dashboards te bouwen en hadden behoefte aan uitgebreide functionaliteiten om iedere klant zo goed mogelijk te bedienen, bijvoorbeeld door de auditdata aan de klant zo aan te bieden dat die er op zijn eigen manier mee aan de slag kan. Bij alle audits biedt Sensz volledige openheid, waarbij de data voor klanten beschikbaar is. Uiteindelijk hebben we gezamenlijk besloten een compleet nieuwe maatwerkoplossing te gaan bouwen.” Deze oplossing automatiseert werk dat tot voor kort handmatig moest worden gedaan. Daardoor bespaart Sensz niet alleen 0,5 fte per week op kantoor, maar is het werk ook minder foutgevoelig.

Dit is een systeem voor de complete bedrijfsvoering. Het is niet alleen een CRM-systeem met het complete klantenbestand, maar zorgt ook dat stap voor stap een audit op maat uit kan worden gevoerd en de resultaten in overzichtelijke dashboards worden gepresenteerd. De planning en de resultaten zijn nu eenvoudig uit het systeem te halen. Bovendien kan het automatisch workflows voor klanten vastleggen, audits inplannen, en scores controleren. Omdat bij de ene klant meer en vaker audits worden uitgevoerd dan bij de andere, was dit een van de uitdagingen binnen het project. Met de automatisering wordt een besparing van vier tot acht uur in de week gerealiseerd, wat exponentieel zal toenemen gezien de groei die de organisatie doormaakt.

In 2018 is een start gemaakt met het nieuwe systeem door een gedeelte van het facturatieproces te automatiseren. Nadat dit gedeelte succesvol was afgerond, werd in 2019 begonnen met de migratie van het volledige systeem. “In twee jaar tijd zijn we langzaam onderdelen gaan bouwen en gaan overzetten. Ondertussen moesten we de onderdelen van het oude systeem die nog niet over waren draaiend houden”, zegt Otten. Nu het systeem draait, zorgt Info Support ook voor het beheer en worden er nog altijd functies bijgebouwd. Zo is onlangs het facturatieproces volledig geautomatiseerd, waarbij al het handwerk is verdwenen. “Dit in combinatie met de geautomatiseerde workflow maakt het systeem heel krachtig, zeker in combinatie met alle data die beschikbaar is om verbanden te kunnen leggen.”

Elkaar uitdagen

Het DevOps-team van Info Support is verantwoordelijk voor zowel de bouw als voor het draaiend houden van het systeem. Daarbij is echt sprake van een partnerschap, vertelt Otten. “We houden regelmatig brainstormsessies waarbij we elkaar uitdagen. Sensz schetst zijn droomscenario en door hun onbegrensde denken worden getriggerd om er op een heel andere manier naar te kijken. Andersom doen wij voorstellen waar Sensz enthousiast van wordt.”

Dat er sprake is van een echt partnerschap bevestigt Rosmaryn Wesselman, eigenaar en Managing Director van Sensz. “Dat heeft het team van Info Support heel knap gedaan. Het begint bij heel betrouwbaar en klantgericht afspraken nakomen en ze denken heel consequent en actief mee. Ze kennen onze bedrijfsvoering bijna nog beter dan wij zelf en dat merk je in de hoge kwaliteit van hun werk. We kunnen ons werk niet doen zoals we willen zonder deze softwareoplossing. Dat vraagt om een investering, maar het levert onder de streep een enorme besparing op en versterkt ons onderscheidend vermogen.”