Integratieplatform geeft Outdoor Life Group inzicht en grip op tuinhoutketen

De wereld waarin Outdoor Life Group zich begeeft is een dynamische. Er verschijnen regelmatig nieuwe producten en (online) dealers op de markt. Outdoor Life Group heeft een breed assortiment, van losse houten tuinplanken en tuinschermen tot volledige tuinhuizen en blokhutten. De onderneming maakt voor de verkoop onder andere gebruik van dealershops. In de loop der jaren zijn de processen tussen de front-end, de back-end en de aangesloten partners complexer geworden. Die processen wilde Outdoor Life Group stroomlijnen en verbeteren. Ook zocht het bedrijf naar een oplossing om producenten en afnemers eenvoudiger te koppelen aan hun systemen. Info Support heeft hierbij geholpen.

Outdoor Life Group is een portfoliobedrijf, eigendom van een investeringsmaatschappij. De onderneming zet in op groei en wil daarom nog intensiever samenwerken met alle bedrijven binnen de groep en ketenpartners. Antoine de Kleine, e-commerce manager bij Outdoor Life Group: “Een van onze activiteiten is het aan de klantzijde neerzetten van allerlei webshops, met aan de achterkant onder andere fulfilment centers. Voordat we het integratieplatform implementeerden, was het een uitdaging om al deze onderdelen naadloos met elkaar te verbinden. De verwevenheid werd te groot. Ons doel was daarom om dit met een platform meer geïntegreerd te doen, waarbij we zowel de voor- als de achterkant meenemen. Dat geeft de kans om databeheer te stroomlijnen en sommige processen slimmer te organiseren.” De stap naar Info Support als kennis- en integratiepartner was klein. Tijdens eerdere projecten waren er al positieve ervaringen met Info Support. Deze waardevolle samenwerking zal De Kleine nu voortzetten.

De Kleine vertelt over het uitgangspunt van dit project: “Wat er voor mij bij dit project vooral bovenuit springt is de customer journey. Die moet goed zijn. Dat aspect is belangrijker dan het behalen van kostenvoordelen, hoewel we die ook realiseren.” Omdat de klant centraal stond én staat werd gestart met het stroomlijnen van alle klantinteractie. “Pas daarna zijn we de achterkant gaan organiseren.” Inmiddels zijn vijf bedrijven uit een groep van twaalf aangesloten op het integratieplatform en is er aan de front-end een klantinteractieportal neergezet.

Dit werd in sprints van twee weken uitgevoerd.

Klanten beter bedienen door data te bundelen was belangrijk, maar de deadline voor livegang was dat net zo goed, stelt De Kleine. “Vanaf maart start onze drukke periode. Het was absoluut noodzakelijk dat het integratieplatform dan live zou zijn. Dat vormde voor ons de basis, het neerzetten van het API-landschap. Tegelijkertijd wilden we aan de achterkant met onze eigen verschillende standaarden kunnen werken. Het doorvoeren van minimale veranderingen in de brondata moest mogelijk blijven.” De deadline van maart werd behaald. Op termijn wil Outdoor Life Group ook het ERP harmoniseren en integreren met het nieuwe integratieplatform. “Daarvoor willen we dan hooguit een API-koppeling aanpassen. En dat geldt dus ook voor alle applicaties aan de voorkant.”

Het integratieplatform biedt Outdoor Life Group een uniforme front-end naar alle systemen die bij partners actief zijn. De onderneming profiteert van één API in plaats van diverse losse systemen met elk een eigen API. Dat vergroot de controle over welke informatie het bedrijf naar buiten brengt. Ook verhoogt het de veiligheid, omdat afscheid is genomen van decentraal ontsluiten van API’s. In de ‘oude situatie’ had elke dealershop een eigen API, waardoor het complexer was om de veiligheid te waarborgen.

Eén datawaarheid 

De voordelen van het afgeronde project zijn divers. Er is meer controle over data, voorraad en klantcontact, maar ook is de veiligheid verbeterd. De afdeling klantenservice kijkt naar dezelfde data als de dealer in de dealershop. Er is dus één versie van de waarheid, bijvoorbeeld als het gaat om de status van een bestelling. De introductie van het integratieplatform betekent in veel gevallen ook een einde aan e-mailen, bellen en het vastleggen in welke vorm er communicatie heeft plaatsgevonden met klanten.

Het door Info Support ontwikkelde integratieplatform heeft Outdoor Life Group op technologisch vlak klaargestoomd voor de toekomst. Daarin neemt het belang van goede communicatie met ketenpartners en de bijbehorende systemen toe. Info Support en Outdoor Life Group zien het als essentieel dat het integreren van data en applicaties laagdrempelig is, zonder dat een vendor lock-in ontstaat. De gebruikte technologie, zoals Azure, is best of breed en breed toegepast.

 

Passende aanpak voor retail

Vanuit Info Support is er een tijdelijk product support contract aangeboden aan Outdoor Life Group. Er is geen resultaatverplichting, maar wel een inspanningsverplichting. Als Outdoor Life Group zelf functionaliteit wilt toevoegen aan het platform kan dat, maar moet de toevoeging uiteraard wel goed werken en binnen het geheel passen. Daar ondersteunt Info Support bij door mensen beschikbaar te stellen die kunnen ‘rennen’ als dat nodig is. De keuze voor support wanneer dit nodig is, drukt de kosten voor de klant, terwijl de kwaliteit gegarandeerd is. Het is iets wat goed past bij ontwikkelingen in retail omgevingen. Ondernemers kunnen zich richten op waar ze zelf goed in zijn.

De Kleine: “Dit project is een belangrijke stap voorwaarts geweest. Er is nu realtime informatie aan de voorkant met juiste voorraadinformatie. Bestellingen staan direct in het systeem. Iets toevoegen aan een order is ook mogelijk en tegelijkertijd is de klantenservice ontlast.” Beter inzicht in voorraad voorkomt onnodige handelingen, stelt De Kleine. “Vroeger belden mensen en gingen wij kijken of items nog op voorraad lagen. Dat was overigens niet zo vreemd, want we verkopen hout, een natuurlijk product waarbij er soms sprake is van schaarste. Als klant wil je zekerheid dat je een klus waarmee je bent gestart kunt afronden.”

Over de samenwerking met Info Support is De Kleine erg tevreden. “De belangrijkste waarde die ze hebben toegevoegd is het commitment aan onze doelstelling. Er zijn altijd afhankelijkheden, maar resultaat behalen start met commitment.” De Kleine waardeert ook de flexibiliteit bij de technische ondersteuning.

Meer over Outdoor Life Group