Naar de cloud, zo krijgt u de hele organisatie mee

Zo’n migratie naar de cloud is een aanzienlijke operatie. Wil je dit als organisatie voortvarend aanpakken, dan is het niet voldoende om alleen te kijken naar de infrastructuur en de diensten. Het draait ook om hoe de organisatie is opgezet en hoe stakeholders de diensten gebruiken. Van ticketingsystemen en telefooncentrales tot fileservers, virtuele werkplekken en thin clients: alles wat een relatie heeft tot het on-premises datacenter verandert.

Hoe belangrijk de technologie ook is, een cloudtransitie is alleen succesvol als de hele organisatie erachter staat. Dat vraagt om een doordachte strategie vooraf, zodat je achteraf niet tegen onvoorziene problemen aanloopt. Denk aan het vaststellen van (kosten)beheer en onderhoud, het actueel houden van de cloud, of welke applicaties/data als eerste naar de cloud moeten worden overgezet.

1. Betrek de belangrijkste medewerkers vanaf het begin

Als het management uitdraagt dat de veranderingen nuttig en noodzakelijk zijn, heeft de transitie veel meer kans van slagen. Managers hebben een voorbeeldfunctie en het is dan ook belangrijk dat zij hun visie op de verandering vanaf het begin kenbaar maken en niet halverwege het proces afhaken. Tijdens meetings, in een videoboodschap of in een blog kunnen zij laten zien dat ze volledig achter de verandering staan en dat ze zelf de eersten zijn die er gebruik van maken.

Daarnaast zijn beheerders, security operators, ontwikkelaars en teamleiders vanaf het begin onmisbaar. U kunt deze bij elkaar brengen in een Cloud Center of Excellence (CCoE). In het CCoE vindt de voorbereiding van de service plaats, evenals de scripting en de ontwikkeling van templates. Het CCoE houdt ook rekening met operationele aspecten als monitoring, kosten, beschikbaarheid en disaster recovery. Het is bovendien de ideale plek om te checken of een product dat nodig is voor één dienst ook nuttig kan zijn voor andere diensten.

2. Zorg voor betrokkenheid van alle medewerkers en afdelingen

Een cloudtransitie slaagt alleen met maximale betrokkenheid van alle medewerkers en afdelingen. Iedereen moet weten wat er gebeurt en met welke reden. Dat zorgt ervoor dat de neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op staan en blijven staan.

Dat kunt u onder andere bereiken door regelmatig bijeenkomsten te organiseren waarin kennis wordt gedeeld over het cloudplatform en de voortgang van de migratie. Die kennisdeling kan in diverse sessies plaatsvinden, waaronder:

• Cloudplanning: eenmalige sessie gericht op het in kaart brengen van de diensten en afhankelijkheden van alle beheerteams. Dit resulteert in een initiële planning en inzicht in welke diensten en uitdagingen het focusteam eerst zou moeten aanpakken.
• Cloudstandup: ontmoeting tussen de focus- en beheerteams, bijvoorbeeld eens per twee weken met als doel het bespreken van de migratievoortgang en onderkennen van nieuwe risico’s.
• Overleg ontwikkelaars en testers: bespreken van de lessons learned, best practices en richtlijnen binnen de teamdisciplines.
• Live kennissessies: sessie met als doel kennis delen over een specifiek onderwerp. Tijdens de migratie kunnen verschillende onderwerpen worden behandeld. Dit leidt tot een hoger kennisniveau onder ontwikkelaars, testers en beheerders. U kunt overwegen deze sessies ook toegankelijk te maken voor geïnteresseerden van buiten de organisatie.

3. Zet een 'kanarieteam' in

Het is van enorm belang om snel inzicht te hebben in wat wel en niet werkt. Met dat in gedachten, is het verstandig om één ontwikkelteam vooruit te laten lopen bij de transitie naar de cloud, een ‘kanarieteam’. De naam is afgeleid van de inzet van kanaries door mijnwerkers. Als er gevaarlijke gassen vrijkwamen, kregen de kanaries daar als eerste last van en konden mijnwerkers nog snel actie ondernemen. Deze manier van werken wordt ook wel het ‘fail fast’-principe genoemd: kun je snel problemen detecteren, dan heb je ook meer kans om die snel en effectief op te lossen. Het kanarieteam deelt en verwijdert niet alleen kinderziektes voordat mensen en afdelingen ermee in aanraking komen, het maakt ook richtlijnen en deelt best practices.

Bij grote projecten, waarbij diverse teams tegelijkertijd de opdracht krijgen om met nieuwe technologie aan de slag te gaan, verdwijnt soms het benodigde overzicht. Bij problemen kijken teams elkaar aan en is onduidelijk wie wat oplost. Elk team wil het wiel opnieuw uitvinden en deze onduidelijkheid leidt minimaal tot extra projecttijd en meer kans op fouten. Door een kanarieteam te gebruiken, kunnen deze issues zich niet voordoen.

Een kanarieteam is opgezet met het ‘fail fast’-principe: als je snel doorhebt welke problemen gaan opspelen, kan je hierop anticiperen. Het team moet zo meer grip krijgen op de planning van de cloudtransitie en opspelende kosten. Dit betekent concreet dat het team niet door bestaande patronen of systemen verhinderd wordt, en zich juist moet focussen op wat het beste is voor bestaande en toekomstige diensten. Verder is het team verantwoordelijk voor het detecteren en verwijderen van kinderziektes vroeg in het proces, en staat het in nauw contact met de platform- en beheerteams.

4. Communiceer over de noodzaak van de transitie

U kunt niet verwachten dat alle eindgebruikers vol enthousiasme de nieuwe manier van werken omarmen als u een week van tevoren aankondigt dat alles anders gaat worden. Het is belangrijk ruim de tijd te nemen om medewerkers voor te bereiden en draagvlak te creëren. Hoe vaker u de boodschap uitdraagt en hoe meer u varieert in berichten en kanalen, hoe beter de boodschap overkomt. Leg in duidelijke taal uit waarom de verandering nodig is en wat die toevoegt aan hun manier van werken.

Door medewerkers al tijdens de ontwerpfase bij de lopende activiteiten te betrekken, leren zij de clouddiensten kennen en ontstaat er draagvlak voor de transitie. Ook zijn ze voorbereid op de activiteiten die later tot hun takenpakket zullen behoren. Doelgerichte trainingen voor beheerders, security operators en -officers, ontwikkelaars en teamleiders zijn daarbij een must. De menselijke kant en vooral de communicatie met de eindgebruikers bij het inrichten en ontwerpen van een cloudarchitectuur is van onschatbare waarde. Start die communicatie met de eindgebruikers in een zo vroeg mogelijk stadium.

Een of meer ambassadeurs, of influencers, kunnen helpen om te laten zien wat de voordelen zijn. Dat zijn bijvoorbeeld medewerkers die al expertise hebben met de nieuwe manier van werken.
Niet alle eindgebruikers zijn vanaf het begin betrokken geweest bij het traject. Houd hier rekening mee. Zorg ook dat alle medewerkers vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven. Beperk de communicatie bovendien niet tot de medewerkers, maar denk ook aan klanten, partners en andere stakeholders.

5. Wees geduldig

De transitie naar een cloudomgeving kost tijd, soms zelfs jaren. In een gemiddelde organisatie omarmt hooguit een derde van de medewerkers digitale veranderingen met enthousiasme. Iedere organisatie heeft ook medewerkers voor wie het niet . Geef die groep ruim de tijd om aan de verandering te wennen.