Self service potentie van Power BI

Met de komst van PowerPivot, voor het eerst aangekondigd in 2009, luidde Microsoft een nieuw tijdperk voor self service BI in. Waar tot dat moment self service BI bij Microsoft ophield bij het gebruik van Excel in combinatie met een Analysis Services kubus, konden Excel gebruikers met de PowerPivot add-in zelf aan de slag met allerlei data. PowerPivot was slechts het begin van een hele verzameling gereedschappen waarvan de naam met Power begint en die inmiddels onder één paraplu genaamd Power BI vallen.

Waar self service BI begint bij één gebruiker die zelf data analyseert met Power Query en/of Power Pivot en visualiseert met Power View en/of Power Map (of voor al deze acties Power BI Designer gebruikt in plaats van de Power tools in Excel), is de mogelijkheid tot het delen van informatie een belangrijke eigenschap van een self service BI omgeving. Waar dat in het begin alleen met Power Pivot en Power View kon in combinatie met SharePoint (Enterprise), is dat waar de laatste tijd de meeste verandering plaats vindt. Kun je op dit moment al gebruik maken van Power BI functionaliteit als add on op een Office 365 abonnement (Microsoft Office 365 Power BI), binnenkort zal Microsoft Power BI als losse service aanbieden tegen aantrekkelijke tarieven (met enkele beperkingen zelfs gratis) waardoor self service BI als SaaS (Software-as-a-Service) oplossing voor véél meer bedrijven heel eenvoudig toegankelijk wordt.

Maar wat kun je allemaal met Power BI en hoe volwassen is het? Met Power BI kan veel, héél veel. En, omdat het een SaaS oplossing is, nemen de mogelijkheden in hoog tempo toe. Power BI bevat alle gereedschappen om:

• data te verzamelen, te controleren, te corrigeren, te verrijken en te integreren (Power Query)
• data te modelleren (Power Pivot) en er afgeleide waarden aan toe te voegen (DAX) – je maakt in deze stap het semantisch model ten behoeve van analyses en visualisatie
• data te visualiseren in interactieve rapportages (Power View en Power Map)
• rapportages te delen en te combineren in interactieve dashboards (Power BI Dashboard – dit onderdeel bestaat nog niet in Microsoft Office 365 Power BI)
• nieuwe ad-hoc rapportages te genereren door middel van vraag-en-antwoord op bestaande data (Power BI Q&A)

Met de tools die onder Power BI vallen, kun je dan ook de drie belangrijke stappen die we binnen het BI proces onderscheiden uitvoeren:

Daarnaast zijn er diverse onderdelen die niet zo vaak expliciet genoemd worden, zoals de data catalog waarmee je datasets op een eenvoudige manier kunt delen met collega’s. De vraag die met al deze mogelijkheden voor de hand ligt is of Power BI een vervanging is voor andere BI initiatieven zoals we die tot nu toe veelal zien. Zijn een datawarehouse, datamarts, cubes en standaard rapportages en alle technische oplossingen daaromheen, zoals ETL processen, nog wel nodig? Het antwoord daarop is een volmondig “ja”. Het is nog niet zo heel lang geleden dat wij ons als BI professionals nog wel eens ergerden aan een destijds nieuwe BI speler op de markt: Qlik. Met fraai uitziende tools, eenvoudig in het gebruik, werd in het verleden door vertegenwoordigers van het bedrijf gezegd dat een datawarehouse bouwen niet meer nodig was wanneer je hun tools gebruikte. Inmiddels weet vrijwel iedereen beter en zullen ook de meeste vertegenwoordigers van het bedrijf een andere boodschap vertellen. Immers, hoe mooi en eenvoudig de tools ook zijn, het is lang niet voor iedere gebruiker weggelegd voor een analyse geschikte data te vinden, te weten hoe die data gecombineerd moet worden (met alle mogelijke complexe integratievraagstukken van al dan niet consistente overlappende data, om maar een voorbeeld te noemen) en hier een eenvoudig te gebruiken semantisch model van te maken. Juist dit deel van de data preparatie (collect & create en transform & construct), kan nog steeds beter zoveel mogelijk centraal worden geregeld. Power BI (en vergelijkbare tools zoals QlikView of Tableau) kan natuurlijk wel heel goed ingezet worden voor de analyse & visualize stap. En natuurlijk is het een enorm voordeel dat wanneer de datawarehouse omgeving binnen een bedrijf bepaalde data nog niet bevat, deze eenvoudig toegevoegd kan worden aan een Power BI oplossing. En natuurlijk is het ook in de opstartfase van een BI initiatief erg handig snel waarde op te leveren door niet direct alles via een datawarehouse te laten lopen, maar eerst te prototypen met een Power BI oplossing. En dan hebben we het in dit artikel nog even niet over het feit of wel alle data die je wilt gebruiken perse in een datawarehouse moet zitten. Power BI maakt het bijv. heel eenvoudig mogelijk allerlei online beschikbare data te combineren met andere data. Moet je die online data wel allemaal zelf op willen slaan…? Los van het antwoord op deze vraag (die natuurlijk weer een hoog ‘hangt er van af’ gehalte kent), kan het erg praktisch zijn dat Power BI de mogelijkheid biedt ‘approved’ data te combineren met andere data.

Power BI is een platform met veel potentie. Microsoft zet er duidelijk zwaar op in en bijna maandelijks worden er nieuwe, krachtige functies toegevoegd. Toch kent Power BI ook beperkingen. Zo is met name de visualisatie kant opgezet met het ‘less is more’ design principe. Lang niet alles kan, maar wat er kan werkt goed en eenvoudig. Kun je ‘pixel perfect’ rapportages maken met Power BI? Nee, zeker niet. Maar daar is het ook niet voor bedoeld. Als je dat wilt, laat je een rapportontwerper het perfecte rapport met Reporting Services bouwen. Daar is hij/zij dan wel even mee bezig, terwijl iedereen die Power BI een beetje kent in heel korte tijd een analyse kan doen en daarmee inzicht kan krijgen in grote hoeveelheden data. Dat hoeft lang niet altijd perfect te zijn, het gaat om de onderbouwing van een gevoel. Je wilt immers soms nú iets weten en niet wachten tot iemand het voor jou heeft uitgezocht en in een fraai rapport presenteert. Denk nu niet meteen dat Power BI heel beperkt is, want er zitten hele interessante visualisatiemogelijkheden in, die juist in andere Microsoft tools ontbreken, zoals de treemaps die deze maand nog werden toegevoegd. Ook is Power BI dé tool binnen het Microsoft BI landschap om dashboards mee te maken. PerformancePoint Services is nog wel onderdeel van SharePoint, maar of daar nog ontwikkelingen op plaats zullen vinden, is zeer de vraag.

Veel organisaties, zeker Nederlandse, zullen bedenkingen hebben bij het gebruik van een cloud oplossing zoals Power BI waarbij mogelijk gevoelige data naar de cloud gaat. Toch is ook hier Power BI sterk in het bieden van de mogelijkheid data on-premises te laten en Power BI alleen in te zetten voor analyse en visualisatie. Dankzij de Power BI Analysis Services Connector, kun je Power BI rapporten verbinding laten maken met on-premises Analysis Services databases (alleen tabular databases worden ondersteund). Dit maakt oplossingen mogelijk waarbij de data on-premises blijft en alleen de analyses en visualisaties daarop in de cloud gebeuren.

Info Support heeft ondertussen een aantal van haar klanten geholpen bij het benutten van de mogelijkheden van Power BI. Enthousiast geworden en ook aan de slag? Neem contact met ons op! Of kijk eerst zelf eens op www.powerbi.com en meld je aan om Power BI geheel gratis te gebruiken (let op: het gaat hier om de nieuwe preview versie van Power BI; deze gratis preview versie kent enkele beperkingen, met name op het gebied van data refresh en de hoeveelheid data die gebruikt kan worden). Ook is er een goede Getting Started Guide, inclusief een video waarin de eerste stappen met Power BI worden uitgelegd.